Bei der Vorbereitung eines Meetings geht viel Zeit in Agenda, Unterlagen und Teilnehmerliste. Wo im Raum die einzelnen Teile stattfinden, entscheidet sich dagegen oft erst vor Ort. Dabei hilft eine einfache Frage schon bei der Planung: Wo sitzen alle, während präsentiert wird, wo wird diskutiert, und wohin geht es in der Pause?

Warum die Raumaufteilung zählt

Ein Meeting hat verschiedene Phasen, und jede stellt andere Anforderungen:

  • Präsentation: Alle müssen den Screen gut sehen und die Sprechenden gut hören.
  • Diskussion: Alle sollten einander sehen, ohne dass jemand am Kopfende sitzt.
  • Gruppenarbeit: Kleingruppen brauchen eigene Arbeitsplätze, an denen sie sich nicht gegenseitig stören.
  • Pause: Ein Ort abseits des Arbeitstisches, an dem man sich kurz zu zweit unterhalten kann.

Wenn alles am selben Tisch passiert, verschwimmen die Phasen. Wechselt ihr dagegen den Platz, merkt jede Person: Jetzt beginnt etwas anderes.

Phase für Phase planen

Präsentation

Stell die Sessel so, dass alle in Richtung Screen schauen, etwa in U-Form oder Konferenzbestuhlung. Prüf vorher, ob man von jedem Platz aus die Folien lesen kann. Bei größeren Gruppen helfen Mikrofone.

Diskussion

Für eine offene Diskussion eignet sich ein Stuhlkreis ohne Tisch. So gibt es kein Kopfende, und alle sitzen auf gleicher Höhe. Für eine Diskussion mit Unterlagen ist ein großer Tisch besser.

Gruppenarbeit

Plane für jede Kleingruppe einen eigenen Platz mit Flipchart oder Pinnwand. Je weiter die Gruppen auseinander sitzen, desto leichter können sie arbeiten.

Pause und Abstand

Plane die Pause vor einer Entscheidung bewusst ein. Ein paar Minuten weg vom Tisch helfen, die Argumente zu sortieren. Wenn es möglich ist, geht ihr dafür an einen anderen Ort, etwa nach draußen.

Entscheidung

Für die Entscheidung kommen alle wieder an einen Tisch. Die Optionen stehen am Screen, eine Person hält den Beschluss fest.

Ein Beispiel im LOFT1080

LOFT1080 in der Josefstadt ist ein Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus. So könnte die Aufteilung für einen Workshop mit 15 Personen aussehen:

  • Präsentation: am 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau, die Gruppe in U-Form davor.
  • Gruppenarbeit: eine Gruppe am Meetingtisch auf dem Hauptniveau, eine zweite am großen Workshoptisch auf der Plattform, ein paar Stufen höher. Dort steht auch der 55-Zoll-Screen.
  • Gespräche: in der Lounge mit Sofa und Fauteuils oder, bei passendem Wetter, im Innenhof hinter der Glasschiebetür.
  • Ausklang: an der Bar auf der Plattform.

Das ist ein Beispiel. Welche Aufteilung zu deinem Ablauf passt, besprichst du vorab mit deiner festen Ansprechperson aus unserem Team. Möglich sind Konferenz, U-Form, Stuhlkreis und Lounge, und wenn sich das Format während des Tages ändert, baut das Team um.

Checkliste für die Planung

  1. Welche Phasen hat dein Meeting?
  2. Wo findet jede Phase statt?
  3. Welche Bestuhlung braucht jede Phase?
  4. Wie viel Zeit braucht der Wechsel zwischen den Phasen?
  5. Wo machen die Teilnehmenden Pause?
  6. Wer hält Ergebnisse fest, und wo hängen sie während des Tages?

Mehr zur Ausstattung findest du auf der Seite Raum.

Nächster Schritt

Zeichne vor deinem nächsten Workshop eine einfache Skizze: Wo passiert was? Wenn du den Ablauf im LOFT1080 umsetzen möchtest, schick uns die Skizze mit Datum und Gruppengröße an welcome@loft1080.at. Wir melden uns am selben Werktag mit einem Vorschlag für die Raumaufteilung.