Bei einer Pressekonferenz hast du wenig Zeit, um deine Botschaft klar zu vermitteln. Damit die Aufmerksamkeit beim Inhalt bleibt, sollte rundherum alles funktionieren: Termin, Einladung, Ton, Ablauf. Hier sind sieben Schritte von der Einladung bis zur Nachbereitung.

Schritt 1: Den Termin wählen

Prüf vor der Festlegung, ob am selben Tag große Termine in deiner Branche stattfinden, etwa Messen, Bilanzpressekonferenzen anderer Unternehmen oder politische Termine zu deinem Thema. Eine Kollision kostet dich Aufmerksamkeit.

Frag im Zweifel ein, zwei vertraute Journalistinnen oder Journalisten, welche Tage und Uhrzeiten für ihre Redaktion gut passen. Viele Pressetermine finden am Vormittag statt, damit danach Zeit zum Schreiben bleibt.

Schritt 2: Die Location auswählen

Für Journalistinnen und Journalisten zählen vor allem praktische Dinge:

  • Gute Erreichbarkeit: wenig Umsteigen, klare Wegbeschreibung.
  • Verständlicher Ton: Mikrofone und Soundanlage, damit Fragen und Antworten auch in Aufnahmen gut verständlich sind.
  • WLAN: um direkt nach dem Termin arbeiten zu können.
  • Platz für Einzelgespräche: ein ruhiger Bereich abseits der Bestuhlung.

Schritt 3: Die Einladung verschicken

Ein möglicher Zeitplan:

  • Drei bis vier Wochen vorher: Save-the-Date an die wichtigsten Kontakte.
  • Zwei Wochen vorher: offizielle Einladung mit Thema, Sprecherinnen und Sprechern, Ablauf und Anfahrt.
  • Zwei bis drei Tage vorher: Erinnerung mit den praktischen Details.

Schreib die Anfahrt genau dazu. Für LOFT1080: Lange Gasse 50/2, 1080 Wien. Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.

Schritt 4: Technik und Setup planen

Für eine Pressekonferenz bietet sich ein Frontal-Setup an: Sprechertisch vorne, die Gäste davor, Kamerapositionen seitlich oder hinten, damit niemand im Bild steht.

Teste Mikrofone und Ton vorab mit den Personen, die sprechen. Geh die Präsentation einmal am Screen durch und kläre, wer die Folien weiterschaltet. Wenn der Termin gestreamt werden soll, plane dafür eine eigene Probe ein.

Schritt 5: Verpflegung abstimmen

Vor dem Start reichen Kaffee und Wasser. Wenn der Termin am Vormittag liegt, passt ein kleines Frühstück. Nach dem offiziellen Teil gibt ein Buffet den Gästen Zeit, Fragen im kleinen Kreis zu stellen.

Schritt 6: Den Ablauf festlegen

Ein Beispiel für 60 bis 90 Minuten:

  • 09:30 Einlass: Kaffee, Ankommen, Pressemappe.
  • 10:00 Begrüßung: wer spricht, worüber, wie lange.
  • 10:05 Statements: pro Person höchstens zehn Minuten, unterstützt durch Bilder oder Grafiken am Screen.
  • 10:30 Fragerunde: 20 bis 30 Minuten.
  • 11:00 Einzelgespräche: Interviews in kleiner Runde.
  • 11:30 Ende

Plane nach dem offiziellen Teil bewusst Zeit für Einzelgespräche ein.

Schritt 7: Nachbereiten

Schick am selben oder am nächsten Tag die Pressemappe und Fotos an alle Gäste und an die Redaktionen, die nicht kommen konnten. Sorg dafür, dass jemand für Rückfragen erreichbar ist.

Eine Pressekonferenz im LOFT1080

LOFT1080 in der Josefstadt ist ein Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus, buchbar für bis zu 35 Personen. Für Pressetermine gibt es eine Soundanlage, Hand- und Ansteckmikrofone, einen 65- und einen 55-Zoll-Screen, ein Live-Streaming-Setup und WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen. Für Einzelgespräche bietet sich die Lounge an, bei passendem Wetter auch der Innenhof.

Für Pressefrühstücke gibt es das Paket BUSINESS BREAKFAST: für bis zu 30 Personen und bis zu fünf Stunden, mit Frühstücksbuffet, kompletter Technik, APA-Fotoservice und einer Ansprechperson während der Veranstaltung, ab 2.500 €. Alle Pakete findest du unter Pakete.

Nächster Schritt

Schick uns Datum, Thema und die erwartete Zahl an Gästen. Wir melden uns am selben Werktag: Kontakt, welcome@loft1080.at oder +43 1 406 24 24.