Die Head of Internal Communications schreibt uns im Jänner: “Wir sind zu fünft, wir schreiben jede Woche an das, was die Geschäftsführung dem Unternehmen erzählen will, und wir hatten seit zwei Jahren keinen Tag, an dem wir über unsere eigene Strategie nachdenken. Ich will aus Wien nicht mit einer Liste rauskommen, sondern mit einer Story.” Das ist der Satz, der diesen Beitrag auslöst.

Internal Communications ist in den meisten Unternehmen zwischen 800 und 10.000 Mitarbeitenden eine kleine Einheit mit drei bis zehn Personen. Und gleichzeitig die Abteilung, die jeden Montagmorgen bestimmt, wie das Unternehmen über sich selbst denkt. Diese Asymmetrie ist anstrengend. Genau deshalb braucht IK einmal im Jahr, oder nach jeder größeren Reorg, einen Tag an einem anderen Ort.

Warum IK ein eigenes Offsite verdient

Du arbeitest das ganze Jahr an der Story der anderen. An der Quartalsbotschaft des CEOs, am Reorg-Narrativ des CHROs, an der Produkt-Erzählung, die Marketing und Vertrieb ans Haus senden sollen. Deine eigene Strategie entsteht meistens im Nebenher, zwischen Slack-Pings und der Vorbereitung der nächsten Townhall.

Ein Offsite verschiebt diese Schieflage für einen Tag. Nicht, weil ein neuer Raum magisch ist. Sondern weil dein Team ohne Inbox dasitzt, mit Zeit, mit Material und mit der Erlaubnis, einmal selbst der Absender zu sein statt nur der Kanal.

Der Tag, den wir in unserem Loft oft sehen

Wir haben in den letzten Monaten mehrere IK-Teams aus österreichischen und deutschen Konzernen hier gehabt. Der Ablauf, der sich bewährt hat, sieht ungefähr so aus.

Morgens: Diagnose auf Basis echter Daten. Ihr beginnt nicht mit Flipchart-Visionen, sondern mit dem, was tatsächlich passiert. Pulse-Survey-Daten der letzten vier Quartale, offene Kommentare aus der Mitarbeiterbefragung, die Aufzeichnung der letzten Townhall. Auf dem 65-Zoll-Screen im Hauptniveau läuft die Townhall, und ihr stoppt jedes Mal, wenn etwas im Raum kippt. Fünf Minuten länger als nötig bei den Zahlen, zu schneller Übergang bei der Reorg-Frage, der Moment, in dem die Geschäftsführerin unsicher wirkt. Diese kleinen Stellen sagen mehr über die Landung eurer Botschaften als jede Sentiment-Analyse.

Die 5G-Business-Wi-Fi trägt in dieser Phase die Last. Ihr zieht Dashboards aus eurer Engagement-Plattform, ladet die Townhall als Originaldatei, blendet parallel Daten aus der Intranet-Analytics ein. Das muss stabil laufen, sonst verliert ihr die Energie. Tut es.

Vormittagsende: Die drei Wahrheiten. Bevor ihr in Lösung geht, einigt ihr euch auf drei Sätze, die die Diagnose bündeln. Keine Buzzwords. Beispiele aus echten Sessions: “Unser CEO wirkt in Schriftform präziser als auf der Bühne.” “Die Middle Manager leiten unsere Botschaften nicht weiter, sie übersetzen sie in ihre eigenen Worte und verlieren die Pointe.” “Wir haben kein Kanalproblem, wir haben ein Wiederholungsproblem.” Mit diesen drei Sätzen geht ihr in die Mittagspause.

Mittags: Der Bogen für die nächsten 12 Monate

Nach dem Essen wechselt ihr hoch auf die Plattform, an den großen Workshop-Tisch. Der Raumwechsel ist keine Deko, er ist ein Signal. Vormittag war Analyse, jetzt baut ihr.

Ein narrativer Bogen für Internal Communications funktioniert selten als Quartalsplan. Er funktioniert als Geschichte mit einer Spannungslinie. Woher kommen wir, wo stehen wir, wo müssen wir hin, und welche drei oder vier Kapitel führen dorthin. Auf dem zweiten Screen, dem 55-Zöller oben, läuft eine Timeline mit den fixen Ereignissen des Jahres: Zahlen, Strategietag, Sommerfest, Jahresabschluss. Darunter legt ihr die Kapitel eurer Story.

Unsere Beobachtung nach vielen dieser Runden: Wenn eure Kapitel keine Reibung haben, stimmt etwas nicht. Eine gute IK-Story im Unternehmen enthält bewusst auch das, worüber intern gestritten wird. Alles andere wird Hochglanz, und Hochglanz wird ignoriert.

Nachmittag: Kanalplanung auf der Plattform

Das zweite große Stück ist die Kanalmatrix. Slack oder Teams, Newsletter, Townhall, Intranet, Manager-Kaskade, Poster in der Kantine. Welche Botschaft gehört auf welchen Kanal, mit welcher Tonalität, in welcher Frequenz. Der klassische Fehler, den wir immer wieder sehen: jede Botschaft läuft durch jeden Kanal. Ergebnis: Rauschen.

An der Pinnwand auf der Plattform baut ihr eine Matrix aus euren Kapiteln und den Kanälen. Wo ist der Primärkanal, wo die Verstärkung, wo das Schweigen. Schweigen ist ein Kanal. Das wird gern vergessen.

Spätnachmittag: Der Townhall-Stresstest

Und hier kommt der Teil, den ihr in keinem Konferenzhotel hinkriegt. Wir haben im Haus eine komplette Live-Streaming-Ausstattung, mit Handmikros, Lavalier, dem 65-Zoll-Screen als Bühnen-Return und einer Kamera, die auf eine Person steht, die am Stehtisch eine fiktive Townhall moderiert.

Eine aus eurem Team übernimmt die CEO-Rolle. Zehn Minuten Statement, fünf Minuten Q&A. Ihr nehmt es auf, spielt es euch auf dem großen Screen vor, und analysiert. Wo war der Rhythmus weg. Wo war die Pointe zu früh. Wenn ihr wollt, fahrt ihr eine zweite Version mit einem anderen Format, etwa einem Kamingespräch statt einem Keynote-Setup, und vergleicht die beiden Mitschnitte. Diesen A/B-Test im geschützten Raum einmal ernsthaft durchzuziehen ist oft die wertvollste Stunde des Tages.

Das ist keine Produktion. Das ist ein Werkstattversuch. Genau dafür ist die Technik da.

Was bleibt am Abend übrig

Ein gutes IK-Offsite endet nicht mit einer PowerPoint. Es endet mit drei Dingen: einer Story, die dein Team in einem Satz sagen kann, einer Kanalmatrix, die du nächste Woche in einer Redaktionssitzung verwendest, und einer ehrlichen Rückmeldung darüber, wie eure Townhall-Formate wirklich wirken. Wenn ihr das im Innenhof bei einem letzten Kaffee noch einmal durchgeht, habt ihr den Tag richtig genutzt.

Wenn du das konkret planst

Die Gruppengröße passt gut: drei bis zehn Personen ist unser liebster Bereich für Tiefenarbeit. Die Technik liegt schon da. Du brauchst vorher nur drei Entscheidungen: Welche Daten bringt ihr mit, welche Townhall-Aufzeichnung sehen wir uns an, und wer in eurem Team spielt den Stresstest. Alles andere richten wir vor.

Schreib uns an welcome@loft1080.at oder schau dir die Pakete an. Sag uns, ob ihr vor oder nach einer Reorg steht, das verändert den Tag.