In vielen Teams sitzen nicht mehr alle jeden Tag im selben Büro. Ein Teil arbeitet von zu Hause, ein Teil an einem anderen Standort, manche sind viel unterwegs. Das verändert, wie Meetings geplant werden: Wenn ihr euch seltener persönlich seht, bekommt jedes gemeinsame Treffen mehr Gewicht.

Hier sind ein paar Gedanken dazu, was das für die Planung bedeutet.

Welche Themen brauchen ein persönliches Treffen?

Viele Abstimmungen funktionieren gut per Videocall oder schriftlich: Statusmeldungen, kurze Freigaben, Updates. Andere Themen lassen sich leichter besprechen, wenn alle an einem Tisch sitzen:

  • Entscheidungen, die viele Fragen aufwerfen
  • Konflikte oder unterschiedliche Sichtweisen im Team
  • der Start eines neuen Projekts oder eines neuen Teams
  • längere Planungen, etwa für das Jahr oder ein Quartal

Bevor du einen gemeinsamen Termin ansetzt, lohnt sich deshalb die Frage: Was davon muss wirklich persönlich besprochen werden? Was sich vorher schriftlich klären lässt, kannst du aus der Agenda nehmen.

Wie lange soll der Termin dauern?

Ein ganzer Tag ist nicht automatisch besser als ein halber. Plane die Dauer nach den Themen:

  • Ein Thema, eine Entscheidung: Oft reicht ein Halbtag mit klarer Agenda.
  • Mehrere Themen oder eine Jahresplanung: Ein ganzer Tag gibt Zeit für Diskussion und Pausen.
  • Grundsätzliche Fragen: Manche Teams teilen das auf zwei halbe Tage auf, mit einer Nacht zum Nachdenken dazwischen.

Welches Format passt?

Je nach Ziel bieten sich unterschiedliche Formate an:

  • Business Breakfast: ein kurzer Termin am Morgen mit Frühstück, gut für Updates oder einen Austausch in kleiner Runde.
  • Strategie-Sprint: ein halber Tag zu einer klar umrissenen Frage.
  • Workshop mit Gruppenarbeit: Plenum und Kleingruppen im Wechsel.
  • Teamtag: Zeit für Zusammenarbeit, Rollen und Spielregeln.

Wenn einzelne Personen online dabei sind, plane die Technik von Anfang an mit: Wer moderiert den Call, wie sehen die Zugeschalteten die Präsentation, und können sie alle im Raum gut hören?

Pausen sind Teil des Programms

Wenn ihr euch selten seht, sind die Gespräche abseits der Tagesordnung besonders wertvoll. Plane deshalb genug Pausen ein und nicht nur fünf Minuten zum Kaffeeholen. Ein Ort, an dem man sich zu zweit oder zu dritt unterhalten kann, hilft dabei.

Eine klare Agenda

Gerade bei seltenen Treffen lohnt sich eine Agenda, die alle vorher kennen. Schreib zu jedem Punkt dazu, was am Ende stehen soll: eine Entscheidung, eine Liste von Ideen oder eine Zuständigkeit. Dann wissen alle, wofür sie sich vorbereiten.

Am Ende des Termins hilft eine kurze Runde: Was haben wir entschieden, wer übernimmt was, und wann sehen wir uns wieder?

Gemeinsame Termine im LOFT1080

LOFT1080 in der Josefstadt ist ein Loft mit 90 m² auf zwei Niveaus, buchbar für 10 bis 35 Personen. Auf dem Hauptniveau stehen der Meetingtisch, der 65-Zoll-Screen und eine Lounge mit Sofa und Fauteuils. Auf der Plattform, ein paar Stufen höher, gibt es den Workshoptisch, die Bar und einen 55-Zoll-Screen. Für Pausen gibt es bei passendem Wetter den Innenhof hinter der Glasschiebetür.

Für Termine mit Zugeschalteten gibt es Funkmikrofone, ein Live-Streaming-Setup und WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen. Welche Technik zu deinem Format passt, stimmst du vorab mit deiner festen Ansprechperson aus unserem Team ab. Die Pakete findest du unter Pakete.

Nächster Schritt

Überleg dir für euren nächsten gemeinsamen Termin zuerst, welche Themen wirklich persönlich besprochen werden müssen. Wenn du dafür einen Raum suchst, schick uns Datum, Gruppengröße und Format über Kontakt oder an welcome@loft1080.at.