KI-Strategie-Workshop: Ein Tag, an dem Führungsteams mit Künstlicher Intelligenz wirklich planen

Der CEO eines Mittelständlers schreibt uns im Januar: “Wir haben vor zwölf Monaten ChatGPT für alle freigeschaltet und zwei Piloten gestartet. Jetzt sitzen wir vor der echten Frage. Welche Funktionen bauen wir um, welche bleiben, und wie reden wir im März mit dem Aufsichtsrat darüber, ohne dass es nach Folien aussieht?” Er sucht keinen Intro-Workshop zur Künstlichen Intelligenz. Den hatten sie schon. Er sucht den Tag, der kommt, wenn der Intro-Workshop ein Jahr alt ist.

Wir erleben dieses Format seit einigen Monaten häufiger. Und es läuft anders ab, als die meisten erwarten.

Warum das ein anderer Workshop ist

Der erste KI-Workshop in einem Unternehmen ist meistens freundlich. Einführung, Demos, Use-Case-Ideen, ein bisschen Ethik, ein paar Hände an den Laptops, ein gemeinsames Staunen. Das ist legitim. Aber es ist nicht der Workshop, um den es hier geht.

Der zweite Workshop ist härter. Die Organisation hat inzwischen Daten. Welche Tools wurden wirklich genutzt, welche Piloten haben geliefert, wo wurden Kundengespräche durch KI besser, wo wurden sie schlechter. Welche Rollen produzieren plötzlich in zwei Stunden, was vorher zwei Tage dauerte. Welche Rollen produzieren in zwei Stunden Schrott, den niemand korrigieren will. Und welche der 2026 noch vernünftigen Annahmen zur Personalplanung sind inzwischen einfach falsch.

Dieser zweite Workshop ist unbequem. Und er gehört nicht in den eigenen Konferenzraum.

Wer im Raum sitzt, und warum das eine Choreografie ist

Ein typischer Tag bei uns zu diesem Thema hat acht bis zwölf Leute. CEO, CTO, CFO, VP People oder CHRO, häufig eine neu geschaffene Rolle als Chief AI Officer oder Head of AI, oft zusätzlich die Leiterin eines Kerngeschäftsbereichs, manchmal eine externe Moderation oder eine Strategieberatung, die den Prozess begleitet.

Was wir in diesen Runden regelmäßig sehen, ist eine bestimmte Dynamik. Der CTO verteidigt. Er hat das letzte Jahr die Integrationen gebaut, die Governance aufgesetzt, die Einkaufsentscheidungen begründet. Jede Kritik an der Architektur liest er als Kritik an sich. Die CHRO ist angespannt. Sie sieht in den Folien Zahlen, die implizieren, dass bestimmte Teams in achtzehn Monaten kleiner sein werden, und fragt sich, wann genau sie das kommunizieren soll. Der CFO rechnet. Er sucht die ehrliche Zahl: Wie viele Vollzeitäquivalente ersetzen wir wirklich, wie viele werden nur schneller, und wo entstehen neue Kosten, die keiner auf dem Radar hat. Und die CEO versucht, das Gespräch strategisch zu halten, während es permanent ins Operative kippen will.

Diese Dynamik funktioniert nicht in einem Raum, in dem alle vier ihre Standardpositionen einnehmen können. Sie funktioniert, wenn der Raum ihnen die Standardpositionen leicht entzieht.

Was der Raum dafür liefern muss

Ein KI-Strategietag ist visuell und räumlich anspruchsvoller als ein normaler Strategietag. Du brauchst Demos, und zwar groß genug, dass acht Leute zusammen auf denselben Output schauen und nicht in ihre Laptops. Bei uns ist das der 65-Zoll-Screen auf dem Hauptniveau, kabellos, ohne dass jemand zehn Minuten nach dem richtigen Dongle sucht.

Du brauchst Whiteboard-Fläche für das funktionale Mapping. Eine Organisation lässt sich in diesem Format selten in einem einzigen Bild darstellen. Wir arbeiten oft mit drei Schichten: Funktionen heute, Funktionen in zwölf Monaten, Funktionen in drei Jahren. Jede Schicht bekommt eine eigene Wand, eigene Pinboards, und am Ende des Tages entsteht etwas, das fotografiert wird und das nächste Quartal strukturiert.

Du brauchst Kleingruppen-Flächen, die nicht in einem Nebenraum verschwinden, weil es diesen Nebenraum bei uns nicht gibt und auch nicht geben muss. Die Plattform ein paar Stufen höher mit dem großen Workshoptisch ist der Ort, an dem der CFO und die VP Engineering die Headcount-Mathematik rechnen, während unten auf dem Hauptniveau eine andere Kleingruppe die Compliance-Posture durchgeht. Zwei parallele Gespräche, eine Atmosphäre, keine getrennten Räume. Das wirkt subtil, ist aber zentral, weil die Gruppen sich immer wieder hören und zusammenwachsen statt auseinanderlaufen.

Und du brauchst einen Ort für das Gespräch, das niemand im Plenum führt. Was die CHRO der CEO unter vier Augen sagen muss, bevor die Entscheidung über die Neuaufstellung einer Abteilung im Raum fällt, ist kein Plenums-Thema. Dafür ist der grüne Innenhof da. Zwanzig Minuten draußen, keine Mitschrift, keine Kameras. Wir haben in diesen Workshops schon oft erlebt, dass die eigentliche Weichenstellung im Innenhof passiert.

Die Agenda, die in der Praxis trägt

Wir schlagen unseren Kundinnen und Kunden keine Agenda vor, weil das nicht unser Job ist. Aber das Muster, das wir sehen, ist stabil. Vormittag: ehrlicher Rückblick auf zwölf Monate, was hat funktioniert, was nicht, was haben die Teams selbst adoptiert, was liegt ungenutzt in den Lizenzen. Erst danach funktionales Mapping, Funktion für Funktion. Pause mit Bieder-und-Maier-Kaffee, kein Buffet mitten im Denken.

Nachmittag: drei Kleingruppen parallel, jeweils mit klarer Frage. Gruppe eins: Welche Funktionen setzen wir im nächsten Geschäftsjahr komplett neu auf. Gruppe zwei: Welche Funktionen augmentieren wir, behalten also die Rollen, verändern aber Aufgabenzuschnitt und Zielbild. Gruppe drei: Compliance, Risiko, Audit-Posture, Datenschutz, AI Act. Danach Plenum, und dann der unbequeme Teil, den viele unterschätzen: Welche Kommunikation geht in welcher Reihenfolge raus, intern und extern, damit das, was hier beschlossen wird, in zwei Monaten nicht verrutscht.

Wer bucht das typischerweise

CEOs von Unternehmen zwischen hundertfünfzig und dreitausend Leuten, die nach einem Jahr KI-Einsatz erkennen, dass ihre alte Strategie die neue Realität nicht mehr trägt. Frisch eingesetzte Chief AI Officers, die ihren ersten richtigen Tag mit dem Führungskreis moderieren. Strategieberatungen, die ihre Klienten an einen neutralen Ort holen, weil das Gespräch im Hauptsitz nicht ehrlich genug wird. Und VP People, die wissen, dass ein Teil der Implikationen im eigenen Büro nicht auszuhalten ist.

Wenn das bei dir ansteht und du dir den Tag genauer anschauen willst, kommst du am besten vorher einmal vorbei. Termine für ein Viewing und eine konkrete Anfrage findest du auf Kontakt.