Zwölf Fachärzt:innen, drei davon Professor:innen, zwei Chief Physicians aus deutschen Unikliniken, eine Expertin für eine seltene Erkrankung aus Zürich. Alle an einem Vormittag. Alle mit vollem OP- oder Visitenplan am Nachmittag. Das ist der Normalfall eines Pharma Advisory Board Meetings, und es ist das Format, für das LOFT1080 mit am besten passt, auch wenn es nicht das ist, was die meisten Menschen zuerst mit einer Location wie unserer verbinden.

Wenn du Medical Affairs leitest, ein Advisory Board koordinierst oder als HCP-Engagement-Lead für ein pharmazeutisches Unternehmen arbeitest, kennst du die Dynamik. Ein Advisory Board ist kein Meeting im klassischen Sinn. Es ist eine hochverdichtete Runde, in der acht bis fünfzehn spezialisierte Kliniker:innen innerhalb weniger Stunden Therapiestrategien diskutieren, neue Studienergebnisse einordnen und Patient-Access-Pfade kommentieren. Jede Stimme hat Gewicht. Jede Minute ist ausverhandelt.

Warum der Ort mehr entscheidet, als es scheint

Ein Advisory Board lebt von der Qualität der Beiträge. Die Qualität hängt davon ab, ob sich die Teilnehmenden sicher fühlen, offen zu sprechen. Und das hängt am Ort. Ein Hotel-Konferenzraum mit durchscheinenden Glastüren, an denen Kolleg:innen anderer Tagungen vorbeilaufen, funktioniert für diese Runde nicht. Eine offene Coworking-Fläche auch nicht. Was funktioniert, ist eine Location, die eine Gruppe zurzeit empfängt, die während des Meetings tatsächlich privat ist, und die die Expert:innen nicht das Gefühl haben lässt, sie würden in einem Tagungsraum von der Stange sitzen.

Bei uns ist es immer nur eine Gruppe. Kein zweites Event im Nebenraum. Keine Laufkundschaft. Keine zufälligen Begegnungen in der Lobby. Das 90-m²-Loft gehört der Runde, das Team ist eure feste Ansprechperson, und die Tür ist zu.

Compliance ist nicht Kosmetik

Pharma Advisory Boards laufen unter strengen Rahmenbedingungen. ABAG-Meldepflichten, HCP-Agreements, dokumentierte Honorarflüsse, saubere Teilnehmendenlisten, transparente Agenda-Protokolle. Wenn im Raum Patient:innen-Daten beispielhaft zur Sprache kommen, was in Therapie-Diskussionen passieren kann, dann ist Vertraulichkeit kein Nice-to-have, sondern die Arbeitsgrundlage.

Drei Dinge, die dabei oft gefragt werden und die wir klar beantworten können.

Erstens: Eine NDA. Alexander Raffeiner unterschreibt die auf Anfrage. Das ist kein Marketing-Satz, das ist gelebte Praxis, und für viele Medical-Affairs-Abteilungen ist es der Punkt, an dem überhaupt weiter geredet werden kann.

Zweitens: Das Setup wirkt compliant. Das ist ein weicher, aber wichtiger Faktor. Ein Advisory Board in einer zu luxuriösen Umgebung wirft in internen Compliance-Reviews Fragen auf. Eine zu kostengünstige Umgebung wirkt unpassend für die Seniorität der Runde. Wir treffen den Register dazwischen: premium, aber nicht dekorativ. Seriös, aber nicht steril. Das Wort, das im Audit-Report steht, lautet üblicherweise “angemessen”.

Drittens: Dokumentation. Ihr könnt im Loft arbeiten, ohne dass Handy-Fotos anderer Teilnehmender im Umlauf landen, weil keine anderen Teilnehmenden da sind. Das reduziert die Risikofläche.

Das Business Breakfast ist das Format

Die meisten Advisory Boards, die wir sehen, laufen von etwa 8:30 bis 13:00 Uhr. Frühstück als Ankommen. Erste Impulsvorträge ab 9 Uhr. Die eigentliche Diskussion zwischen 10 und 12. Gemeinsamer Abschluss mit kleinem Mittagsimbiss. Bis 14 Uhr sitzen die Teilnehmenden wieder im Taxi zum Flughafen oder im Zug nach Graz, München, Zürich, und sind nachmittags zurück in der Klinik.

Für diese Rhythmik ist unser BUSINESS BREAKFAST-Paket gebaut. Ab 2 500 €, bis 30 Personen, bis zu fünf Stunden. Inkludiert ist ein vollständiges Buffet mit Kaffee von Bieder & Maier, der gesamten Technik, APA-Fotoservice falls gewünscht, und einer festen Ansprechperson aus dem Team während der gesamten Veranstaltung. Das heißt: Du als Medical-Affairs-Manager:in kümmerst dich um Inhalt, Facilitation und Teilnehmende. Nicht um den Kaffee, die Beamer-Einstellung oder den Raumservice.

Wenn die Runde kompakter ist, etwa acht bis zehn Ärzt:innen, und der Anspruch an das Catering spezifischer, lohnt sich auch ein Blick auf das CULINARIUM-Paket. Volles Business-Buffet, die Bar auf der Plattform, bis vierzig Personen. Preis auf Anfrage.

Was die Runde an Technik braucht

Ein Advisory Board lebt selten von PowerPoint allein. Oft werden Studien-Slides auf dem großen Bildschirm gezeigt, während gleichzeitig in einer kleineren Gruppe auf der Plattform über eine Patient-Journey diskutiert wird. Das 65-Zoll-Display auf dem Hauptniveau und der 55-Zoll-Bildschirm oben auf der Plattform ermöglichen diese Zweiteilung, ohne dass jemand die Halle wechseln muss.

Kabellose Übertragung via AirPlay, Miracast, HDMI oder USB-C. Keine Minute geht verloren, weil ein Adapter fehlt. Das 5G-Business-Wi-Fi ist für 35 gleichzeitige Nutzer:innen ausgelegt, was für eine Runde dieser Größe mehr als ausreicht, selbst wenn einzelne Teilnehmende parallel auf ihre Klinik-Systeme zugreifen.

Besonders relevant: die Live-Streaming-Einrichtung. Bei jedem zweiten Advisory Board, das wir begleiten, gibt es ein bis zwei Spezialist:innen, die am Meeting-Tag nicht nach Wien reisen können. Eine saubere Remote-Zuschaltung ist für diese Format-Fälle keine Kür, sondern Pflicht. Wir haben Handhelds, Lavalier-Mikrofone, gute Beleuchtung und die Option, professionell aus dem Loft zu streamen. Die Qualität, die dabei herauskommt, entspricht dem, was Pharma-Compliance erwartet.

Catering, das zur Runde passt

Senior-Kliniker:innen sind Catering gewöhnt, das nicht nach Tagungshotel schmeckt. Das klingt trivial, ist es aber nicht. Ein mäßiges Buffet kippt die Stimmung einer Runde messbar. Unser Frühstück kommt aus Wiener Partnerbetrieben, der Kaffee ist Bieder & Maier, der Tee ist kuratiert, und das warme Angebot zu Mittag ist auf Wunsch leicht, saisonal und ohne Folienwärmer auf der Bar.

Wenn eine Teilnehmerin vegetarisch, glutenfrei oder koscher isst, sagt uns das zwei Tage vorher. Das Team richtet es ein, ohne dass es am Tag selbst noch besprochen werden muss.

Der unsichtbare Teil

Das, was eine Location wie unsere für Medical-Affairs-Formate interessant macht, ist am Ende nicht eine Einzelfunktion. Es ist das Zusammenspiel. Privat, weil eine Gruppe zurzeit. Compliant anfühlend, weil der Register stimmt und eine NDA auf dem Tisch ist, bevor du fragen musst. Technisch gerüstet, weil Screens, Streaming und Akustik bereits stehen. Catering, das zur Seniorität der Runde passt. Eine feste Ansprechperson aus dem Team, die dich während des Events nicht verlässt. Und eine zeitliche Dramaturgie, die zum Format passt: Frühstück, Arbeit, Abschluss, und bis zum Nachmittag sind alle zurück in der Klinik.

Was du als Nächstes tun kannst

Wenn du gerade ein Advisory Board für das erste oder zweite Quartal 2027 planst, melde dich früh. Die Terminfenster, die für pharmazeutische Runden funktionieren, Dienstag bis Donnerstag Vormittag, sind oft drei Monate im Voraus vergeben. Eine Besichtigung vorab ist sinnvoll, besonders wenn der interne Compliance-Review den Ort kennen möchte. Das geht diskret, meistens an einem Nachmittag, dauert etwa eine halbe Stunde.

Schreib uns an welcome@loft1080.at mit dem Datum, der Teilnehmer:innenzahl und einem Hinweis, ob du eine NDA vor dem ersten Austausch brauchst. Den Rest klären wir dann direkt.