Du sollst ein Meeting außerhalb des Büros organisieren und fragst dich, wo du anfangen sollst? Dieser Leitfaden führt dich in acht Schritten von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung.

Schritt 1: Ziel des Meetings klären

Bevor du einen Raum suchst, beantworte vier Fragen:

  • Was soll am Ende des Meetings anders sein als vorher?
  • Wer muss dabei sein, und wer nicht?
  • Welches Format passt dazu: Präsentation, Workshop, Diskussion oder Entscheidungsrunde?
  • Wie viel Zeit braucht ihr?

Aus den Antworten ergeben sich Gruppengröße, Dauer und Anforderungen an den Raum.

Schritt 2: Location-Typ wählen

In Wien gibt es grob vier Möglichkeiten. Welche passt, hängt von Gruppengröße, Technik und Budget ab.

  • Das eigene Büro: kostet nichts extra und ist vertraut. Dafür ist der Alltag nah, und spontane Unterbrechungen sind schwer zu vermeiden.
  • Ein Hotel: passt gut, wenn Teilnehmende anreisen und übernachten oder wenn die Gruppe sehr groß ist. Viele Hotels bieten Tagungspauschalen mit Verpflegung.
  • Ein Coworking-Space: flexibel und oft kurzfristig buchbar. Gut für kleinere Runden und kürzere Termine.
  • Ein eigenständiger Veranstaltungsraum: eignet sich, wenn du einen Raum mit Betreuung und eigener Atmosphäre suchst, ohne Übernachtung.

Wie früh anfragen? Für einen bestimmten Wunschtermin lohnt es sich, einige Wochen vorher anzufragen. Kurzfristig ist ein Anruf meist schneller als eine Mail.

Schritt 3: Ausstattung prüfen

Für fast jedes Meeting brauchst du:

  • WLAN, das für alle gleichzeitig reicht
  • einen Screen, den alle gut sehen
  • genug Steckdosen
  • eine Beleuchtung, die zum Ablauf passt

Je nach Format kommen dazu: Mikrofone für größere Runden, ein zweiter Screen, Flipchart und Pinnwände, ein Bereich für Pausen.

Schritt 4: Verpflegung planen

  • Kaffee und Getränke gehören dazu.
  • Bei ganztägigen Terminen braucht es ein Mittagessen.
  • Frag Allergien und Ernährungsformen vorher ab, nicht am Tag selbst.
  • Plan die Pausen als Teil des Programms ein.

Kläre, ob die Location Verpflegung anbietet oder ob du selbst einen Caterer organisierst.

Schritt 5: Anreise organisieren

Schick deinen Teilnehmenden eine kurze Anfahrtsbeschreibung mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Parkmöglichkeiten. Für Gäste von außerhalb hilft ein Hinweis zur Anreise vom Bahnhof oder Flughafen.

Schritt 6: Den Tag vorbereiten

Eine Woche vorher: Teilnehmendenliste fertig, Agenda verschickt, Technik und Verpflegung mit der Location abgestimmt.

Am Vortag: Präsentationen fertig, Material vorbereitet, Anfahrtsbeschreibung verschickt.

Am Tag selbst: 30 bis 60 Minuten vor Beginn da sein, Technik testen, Aufbau prüfen.

Schritt 7: Meeting durchführen

  • Pünktlich beginnen.
  • Die Agenda einhalten und trotzdem Raum für wichtige Diskussionen lassen.
  • Pausen nicht streichen.
  • Ergebnisse während des Meetings sichtbar festhalten, etwa auf dem Flipchart.
  • Pünktlich enden.

Schritt 8: Ergebnisse festhalten

Zum Schluss fasst ihr zusammen, was entschieden wurde. Legt fest, wer was bis wann übernimmt, und wer das Protokoll verschickt. Ein kurzes Feedback zum Tag hilft dir beim nächsten Termin.

Ein Business-Meeting im LOFT1080

LOFT1080 ist ein eigenständiger Veranstaltungsraum in der Josefstadt: 90 m² auf zwei Niveaus, dazu ein begrünter Innenhof, für 10 bis 35 Personen.

  • Technik: 65-Zoll- und 55-Zoll-Screen, Soundanlage, Funkmikrofone, WLAN für 35 gleichzeitige Verbindungen, Flipchart, Whiteboard und Pinnwände.
  • Verpflegung: je nach Paket, von ALL IN mit Kaffee und Snacks bis CULINARIUM mit Business-Buffet. Alle Details unter Pakete.
  • Anreise: Lange Gasse 50/2. Zur U2 Rathaus sind es etwa fünf Minuten zu Fuß. Zur U6 Josefstädter Straße sind es etwa 15 Minuten. Die Straßenbahnlinien 2, 5 und 12 halten in der Nähe, eine Parkgarage ist zwei Gehminuten entfernt.
  • Betreuung: eine feste Ansprechperson aus unserem Team für deine Buchung. Wir richten den Raum ein, bevor ihr da seid.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Meetingraum anfragen?

Für einen bestimmten Wunschtermin einige Wochen vorher. Für kurzfristige Anfragen lohnt sich ein Anruf unter +43 1 406 24 24.

Was kostet ein Meetingraum im LOFT1080?

SPACE ONLY kostet 600 € für einen halben und 900 € für einen ganzen Tag, ohne Verpflegung. ALL IN mit Kaffee, Tee, kalten Getränken und Snacks kostet 900 € beziehungsweise 1.200 €, für bis zu 20 Personen.

Kann ich den Raum vorher besichtigen?

Ja. Schreib uns einen Termin, und jemand aus unserem Team zeigt dir das Loft.

Du planst ein Meeting in Wien? Schreib uns Wunschtermin, Gruppengröße und Format an welcome@loft1080.at. Wir melden uns am selben Werktag.