Alexander Raffeiner sitzt an einem Freitagnachmittag im Innenhof und spricht über eine Gruppe, die er in den letzten zwei Jahren am häufigsten im Haus gesehen hat. Keine Firma, kein Verein, keine Agentur. Sondern einzelne Personen, die für andere moderieren. Facilitator:innen, Workshop-Moderator:innen, Prozessbegleiter:innen. Menschen, die ihren Kund:innen einen Tag in einem Raum verkaufen und dann dafür sorgen müssen, dass dieser Raum funktioniert.

„Die meisten Facilitator:innen, die bei uns landen”, sagt er, „haben vorher drei bis vier andere Locations durchprobiert. Co-Workings, Seminarhotels, gemietete Büros. Und jedes Mal gab es ein Problem, das nichts mit der Moderation zu tun hatte, sondern mit dem Raum.”

Das Risikogeschäft der Facilitation

Workshop-Moderation ist ein Beruf, in dem der Raum Teil des Produkts ist. Wenn ein Facilitator einen Strategieworkshop für ein Führungsteam moderiert, ist das Ergebnis nicht nur von der Methode abhängig, sondern vom Setting. Und das Setting kontrolliert der Facilitator in den meisten Fällen nicht.

Im Seminarhotel hängt der Beamer an der Decke, und der Haustechniker kommt erst um zehn. Die Pinnwände stehen schief, die Marker sind eingetrocknet, und aus dem Nebenraum dringt ein Verkaufstraining durch die Trennwand. Im Co-Working ist das WLAN langsam, die Küche wird geteilt, und um sechzehn Uhr steht der nächste Mieter vor der Tür.

Weiterführende Informationen dazu bietet Wirtschaftskammer Österreich.

All das fällt nicht auf den Raum zurück. Es fällt auf den Facilitator. Die Kundin, die zweitausend Euro für einen Strategietag bezahlt hat, unterscheidet nicht zwischen schlechter Moderation und schlechter Location. Sie unterscheidet zwischen einem Tag, der funktioniert hat, und einem, der es nicht hat.

Kernaussage

Workshop-Moderation ist ein Beruf, in dem der Raum Teil des Produkts ist.

Was Facilitator:innen wirklich brauchen

Wir haben über die Jahre gelernt, was professionelle Moderator:innen an einem Raum schätzen. Es sind selten die Dinge, die in Location-Broschüren stehen.

Erstens: Vorhersagbarkeit. Der Raum muss jedes Mal gleich funktionieren. Der Bildschirm geht an, die Pinnwände stehen, die Marker schreiben, der Kaffee ist da. Kein Facilitator will am Morgen des Workshops improvisieren müssen, weil irgendetwas fehlt oder nicht funktioniert. Deshalb bereiten wir den Raum vor jeder Buchung so vor, wie er gebraucht wird, nicht nach Standard, sondern nach Briefing.

Weiterführende Informationen dazu bietet Vienna Convention Bureau.

Zweitens: Flexibilität im Raum. Ein Workshop hat Phasen, und jede Phase braucht ein anderes Setting. Plenum am Tisch, Kleingruppen verteilt, Einzelarbeit in Ruhe, Präsentation vor dem Bildschirm, informelles Gespräch im Innenhof. Ein Raum, der nur eine Konfiguration kann, zwingt die Moderation in ein Format, das vielleicht nicht passt. Die zwei Ebenen im LOFT1080 lösen das, ohne dass Möbel geschoben werden müssen.

Drittens: Ein Gastgeber, der versteht, wann er da sein soll und wann nicht. Facilitator:innen wollen nicht, dass jemand in ihren Workshop hineinmoderiert. Aber sie wollen auch nicht allein dastehen, wenn die Kaffeemaschine nicht funktioniert oder ein Teilnehmer nach dem Weg zur Toilette fragt. Die Linie zwischen hilfreicher Präsenz und störender Einmischung ist schmal, und sie zu treffen ist Teil unserer Arbeit.

Alexanders Perspektive

„Ich habe selbst zwanzig Jahre lang Workshops moderiert”, sagt Alexander. „Ich weiß, wie es sich anfühlt, wenn der Raum gegen dich arbeitet. Du verlierst zehn Minuten, weil der Beamer nicht geht. Du verlierst die Energie der Gruppe, weil die Luft schlecht ist. Du verlierst das Vertrauen des Auftraggebers, weil das Mittagessen zu spät kommt. Nichts davon hat mit deiner Kompetenz zu tun, aber alles davon wirkt sich auf das Ergebnis aus.”

Das ist der Grund, warum die Vorbereitung bei uns nicht mit dem Aufschließen beginnt, sondern mit einem kurzen Gespräch. Was ist das Format, wer kommt, wie soll der Tag ablaufen, was wird gebraucht, was auf keinen Fall? Manche Facilitator:innen schicken eine detaillierte Raumliste, andere sagen am Telefon drei Sätze, und das reicht. Beides ist in Ordnung, solange wir wissen, was wir vorbereiten sollen.

Weiterführende Informationen dazu bietet Wirtschaftsagentur Wien.

Warum Stammgäste wiederkommen

Die Facilitator:innen, die am längsten bei uns buchen, nutzen den Season Pass. Sie haben einen festen Ort für alle ihre Workshops, müssen nicht jedes Mal neu suchen, und wissen, dass der Raum so steht, wie sie ihn brauchen. Für ihre Kund:innen hat es einen zusätzlichen Effekt: Der Ort wird Teil der Marke. Wenn die Moderatorin sagt, wir treffen uns im LOFT1080 in der Josefstadt, weiß die Kundin nach dem zweiten Mal, was sie erwartet. Diese Wiedererkennbarkeit ist ein Wert, den viele Facilitator:innen unterschätzen.

Wenn ihr als Facilitator:in einen festen Ort für eure Workshops sucht oder einen einzelnen Tag ausprobieren wollt, meldet euch. Wir sprechen kurz durch, was ihr braucht, und richten den Raum danach ein: Kontakt.